בלוג
קייטרינג לכנסים והשקות – איך מתכננים אוכל שעובד עם הלוח זמנים
בכנס, בהשקה או ביום עיון, האוכל הוא לא רק לוגיסטיקה – הוא חלק מהחוויה שהמשתתפים לוקחים איתם הביתה. קייטרינג לכנסים טוב הוא כזה שמתוזמן בדיוק להפסקות, מוגש בלי לעצור את הלו"ז ונראה טוב גם בתמונות שיעלו לרשתות. הנה מדריך מסודר לתכנון האוכל באירוע מקצועי.
למה אירוח בכנס שונה מאירוח רגיל
בכנס יש לוח זמנים קשיח. ההפסקה נמשכת עשרים דקות, ובזמן הזה מאה אנשים צריכים לשתות קפה, לאכול משהו ולחזור לאולם. לכן קייטרינג לכנסים נמדד קודם כול במהירות ובנגישות: מנות שנלקחות ביד, בלי תור, בלי חיתוך ובלי סכו"ם. כל מנה שדורשת עמידה בתור או ישיבה לשולחן פשוט לא מתאימה לפורמט הזה, ותגרום לחלק מהמשתתפים לוותר.
הפסקת הבוקר
רוב הכנסים נפתחים בבוקר, והמשתתפים מגיעים בלי לאכול. הפסקת הבוקר צריכה לכלול קפה חם בכמות רצינית, מאפים מלוחים ומתוקים, מיני קישים, כריכונים קטנים ופירות חתוכים. זו ההפסקה שבה נצרכת הכי הרבה שתייה חמה, ולכן שווה לוודא מראש שיש מספיק עמדות קפה כדי שלא ייווצר תור אחד ארוך שגוזל את כל ההפסקה.
ארוחת הצהריים
כאן ההחלטה המרכזית: ארוחה מלאה בישיבה או אירוח עומד. ארוחה בישיבה מכובדת יותר אבל גוזלת שעה וחצי לפחות ומפזרת את הקהל. אירוח עומד עם מגשים עשירים, סלטים אישיים בכוסות ומנות ביס שומר על האנרגיה בחלל ומאפשר נטוורקינג. ברוב הכנסים המקצועיים הפורמט העומד מנצח, במיוחד כשהלו"ז צפוף.
- הפסקת בוקר – קפה, מאפים, קישים ופירות
- צהריים – מגשי אירוח עשירים, סלטים אישיים ומנות ביס
- הפסקת אחר הצהריים – מתוקים אישיים ושתייה קרה
- קוקטייל סיום – פינגר פוד, ברוסקטות ועמדת משקאות
- לאורך היום – מים, קפה ופירות זמינים בכל שעה
קוקטייל השקה וערב נטוורקינג
בהשקות ובאירועי ערב הפורמט שונה: אנשים עומדים, מדברים ומחזיקים כוס ביד אחת. המנות צריכות להיות בגודל ביס אחד, יציבות ולא מתפוררות. ברוסקטות, קאנפסים, שיפודים וכוסות אישיות עובדים מצוין. חשוב שהמנות יסתובבו בחלל או יהיו מפוזרות בכמה עמדות, כדי שאנשים לא ינטשו את השיחה כדי לעמוד בתור.
כמה להזמין
לכנס יום שלם חשבו כשש עד שמונה יחידות לאדם בהפסקת הבוקר, ארוחת צהריים מלאה, וכשלוש יחידות מתוקות בהפסקת אחר הצהריים. לקוקטייל ערב של שעתיים חשבו שמונה עד עשר יחידות לאדם. תמיד כדאי להוסיף מרווח של עשרה אחוז, כי בכנסים כמעט תמיד מגיעים משתתפים שלא נרשמו מראש.
התאמות תזונתיות
בכנס מקצועי עם מאה משתתפים יהיו בוודאות טבעונים, אנשים ללא גלוטן ושומרי כשרות. אלה כבר לא מקרים חריגים אלא ברירת מחדל בתכנון. כדאי לסמן את המנות בשילוט קטן וברור, ולהקצות עמדה או מגש נפרד. שילוט נכון חוסך למשתתפים אי נוחות של שאילת שאלות, ומייצר רושם של אירוע מקצועי ומחושב.
מיתוג האירוע
עמדת אוכל היא אחד המקומות הכי מצולמים בכנס. אפשר לנצל את זה: כרטיסיות מעוצבות עם שמות המנות, כלים בצבעי המותג, שילוט קטן על העמדות ואפילו מדבקות ממותגות על כוסות הקפה. אלה פרטים זולים יחסית שמשדרגים משמעותית את התחושה הכללית ומחזירים את עצמם בתמונות שהמשתתפים משתפים.
לוגיסטיקה במקום האירוע
בדקו מראש מה יש באולם: חשמל לעמדות הקפה, שולחנות זמינים, גישה לפריקה, מקרר, ומי אחראי לפינוי. הרבה אולמות מגבילים ספקים חיצוניים או גובים דמי הכנסה, וכדאי לדעת את זה לפני שסוגרים תפריט. תיאום מוקדם של שעות פריקה וסידור מונע מצב שבו הצוות מסדר בזמן שהמשתתפים כבר נכנסים.
תזמון מדויק
הכלל הפשוט: האוכל צריך להיות פרוס ומוכן חמש עשרה דקות לפני ההפסקה, לא בדקה שלה. כדאי לתת לספק את לוח הזמנים המלא של הכנס ולא רק שעה אחת, כדי שהוא יתכנן את הסבבים סביבו. אם ההרצאות נוטות להתארך, סכמו מראש מי מעדכן את הספק בזמן אמת על שינויים.
תקציב והצעת מחיר
בכנסים המחיר כמעט תמיד מחושב לפי משתתף ולא לפי מגש, וזה נכון גם מבחינת התכנון הפנימי שלכם. חשוב לבקש הצעת מחיר שכוללת את הכול: מנות, שתייה חמה וקרה, כלים חד פעמיים או קשיחים, הובלה, סידור ופינוי. הפערים בין ספקים נמצאים לרוב דווקא בסעיפים האלה ולא בתפריט עצמו. עוד המלצה מעשית: הגדירו מראש מה קורה אם מספר המשתתפים משתנה בשבוע האחרון, ועד מתי אפשר לעדכן כמות בלי קנס.
מה זוכרים אחרי הכנס
משתתפים לא זוכרים את כל ההרצאות, אבל הם כן זוכרים אם היה קפה טוב, אם נגמר האוכל ואם הם הרגישו שחשבו עליהם. אלה הפרטים שקובעים איך הכנס נתפס בדיעבד, והם עולים הרבה פחות ממה שנדמה. השקעה קטנה בהפסקה אחת מוקפדת, בעמדת קפה נוספת או במגש אחד יפה במיוחד, מייצרת החזר גדול בהרבה מהעלות שלה – גם בתחושת המשתתפים וגם בתמונות שיישארו מהאירוע.
לסיכום
קייטרינג לכנסים מוצלח נבנה סביב הלו"ז ולא רק סביב התפריט. בחרו מנות שנלקחות ביד, תכננו סבב לכל הפסקה, סמנו התאמות תזונתיות ותאמו לוגיסטיקה מראש. אפשר לעיין במגשי האירוח ובקטגוריית התפריטים המומלצים ולבנות תפריט מלא ליום שלם.
